Kuvittele kaksi viikkoa. Ensimmäisellä on kolme asiakasaikaa päivässä ja loppu ajasta on "omaa aikaa" hallinnolle, somelle ja suunnittelulle. Toisella viikolla sama määrä hallintotyötä pitäisi mahtua vain kahteen tuntiin, koska loput ajasta menee asiakkaisiin. Kumpi viikko sujuu tehokkaammin?

Useimmat vastaisivat ensimmäinen, koska aikaa on enemmän. Todellisuudessa käy juuri päinvastoin, ja sille on nimi.

Parkinsonin laki

Brittiläinen historioitsija ja kirjailija C. Northcote Parkinson kirjoitti vuonna 1955 havainnon, josta tuli sittemmin yksi tunnetuimmista työelämän laeista: työ laajenee täyttämään sille varatun ajan. Hän havaitsi tämän alun perin brittiläisessä virkakoneistossa — tehtävät eivät vaikeutuneet eivätkä lisääntyneet, mutta niihin käytetty aika ja niiden ympärille rakennettu byrokratia kasvoi joka tapauksessa, koska niille oli varattu tilaa kasvaa.

Sama pätee sinun kalenteriisi. Jos varaat hallinnolle koko iltapäivän, se täyttyy iltapäivän edestä — ei siksi että hallintoa olisi niin paljon, vaan koska ajan olemassaolo houkuttelee täyttämään sen. Sähköpostien selaaminen venyy. Somepostauksen hiominen venyy. Yhden laskun lähettäminen, joka veisi oikeasti viisi minuuttia, venyy tunniksi, koska sille on tilaa venyä.

Miksi tämä on erityisen ongelmallista palvelualan yrittäjälle

Toisin kuin toimistotyössä, palvelualan yrittäjän kalenteri on jaettu kahteen selvästi eri tyyppiseen aikaan: asiakastyöhön, jolla on kiinteä, ulkoa annettu kesto (hiustenleikkuu kestää sen minkä kestää), ja kaikkeen muuhun, jolla ei ole mitään ulkoista rajaa. Juuri tuo rajaton osa on se, johon Parkinsonin laki iskee voimalla.

Kun kalenterisi on täynnä asiakkaita, hallintotyö pakkautuu sinne mihin mahtuu — ja pysyy tiiviinä, koska sen on pakko. Mutta hiljaisena viikkona, kun asiakasaikoja on vähemmän, sama hallintotyö ei nopeudu vastaavasti. Se laajenee täyttämään koko sen väljän tilan, ja lopulta koet olevasi yhtä kiireinen hiljaisella viikolla kuin täydellä viikolla — vaikka teit todellisuudessa vähemmän asiakastyötä ja todennäköisesti myös ansaitsit vähemmän.

Kolme tapaa, joilla tämä näkyy arjessasi

Hiljaiset viikot eivät tunnu kevyemmiltä. Vaikka asiakasmäärä laskee, koet olevasi yhtä uupunut kuin täysillä viikoilla, koska vapautunut aika täyttyy jollain muulla — usein vähemmän tuottavalla tekemisellä kuin mistä alun perin luovuit.

Yksinkertaiset tehtävät venyvät monimutkaisiksi. Yhden hinnaston päivittäminen, joka veisi kymmenen minuuttia, muuttuu iltapäivän mittaiseksi projektiksi, kun sille annetaan koko iltapäivä.

"Kunhan saan lisää aikaa" ei koskaan ratkaise ongelmaa. Moni yrittäjä uskoo, että ratkaisu kiireeseen on enemmän aikaa — vähemmän asiakkaita, pidempi tauko, hiljaisempi kausi. Parkinsonin lain mukaan lisäaika ei vähennä kuormaa, se vain antaa saman määrän työtä enemmän tilaa venyä.

Mitä tehdä sen sijaan

Ratkaisu ei ole taikoa jostain lisää aikaa. Se on oikeasti: aikataulun tiukentaminen. Kun annat jollekin tehtävälle tarkan, tiukan aikarajan — esimerkiksi kaksikymmentä minuuttia hallinnolle päivässä, ei enempää — tehtävä yleensä mahtuu siihen, koska pakotat sen pysymään tiiviinä sen sijaan että annat sille tilaa laajentua. Tämä tuntuu aluksi epämukavalta, koska olet tottunut ajattelemaan että enemmän aikaa tarkoittaa parempaa lopputulosta. Useimmiten se tarkoittaa vain pidempää tehtävää.

Tämä koskee myös suurempia päätöksiä. Jos annat itsellesi "koko kevään" aikaa suunnitella hinnankorotusta, se vie koko kevään. Jos annat itsellesi kaksi viikkoa, se yleensä myös onnistuu kahdessa viikossa — laadukkaammin kuin luulisi, koska rajattu aika pakottaa keskittymään olennaiseen.

Ennen kuin muutat kalenteriasi, katso ensin mistä kohtaa nykyinen ajankäyttösi ja hinnoittelusi eivät oikeasti tuota sitä mitä pitäisi — se antaa konkreettisen lähtökohdan sille, mihin tiukka aikaraja kannattaa ensin kohdistaa. Avaa nollarajalaskuri →

Menestyvää Bisnestä 2.0™ -valmennuksessa rakennamme rakenteen, jossa aikasi käytetään tarkoituksella, ei täytetä sattumalta — jotta kalenterisi alkaa tuottaa enemmän ilman että se venyy entistä täydemmäksi.

Katso, mitä syyskausi sisältää: Menestyvää Bisnestä 2.0™ →